Kiteworks Agent Marketplace
באיזה עוזר AI אתם משתמשים?
רשימת תיוג

בונים מקרה עסקי לתהליכי עבודה עם מסמכים

רשימת תיוג להערכת ארגון חשבוניות ובדיקת חידושי חוזים: קלטים ברורים, נקודות אישור ובסיס השוואה משלכם.

  • ניתוח מסמכים
  • קבצים ואחסון

קל יותר להעריך אוטומציה של מסמכים כשהמקרה העסקי מתחיל מתור עבודה אמיתי. שני סוכנים מה-Marketplace הם נקודות השוואה טובות: Invoice Organizer לקבלות ולחשבוניות, ו-Contract Finder להסכמים ולמסמכים שקשורים לחידוש. מטרת הפיילוט היא ללמוד היכן כל סוכן עוזר והיכן אדם עדיין צריך להחליט. לא מתחילים מתשואה, משיעור דיוק או מחיסכון בזמן שהומצאו מראש.

מגדירים את הקלטים

בבדיקת חשבוניות, בוחרים תיקייה ומתארים את החומר שצפוי להימצא בה: חשבוניות או קבלות, כולל תמונות וסריקות. לפי דף הסוכן, הוא יכול לחלץ ספק, תאריך, סכום ונתוני מס. מחליטים אילו שדות תהליך הכספים שלכם באמת צריך, ואיך הבודק ישווה אותם לתמונה או למסמך המקור.

בבדיקת חוזים, מגדירים את התיקייה המשפטית או את תיקיית הרכש, ואת המונחים שחשובים לצוות: חוזים, הסכמים ומסמכים שקשורים לחידוש. Contract Finder יכול לאתר את המסמכים האלה ואת פרטי החידוש, ולשמור דוח. תאריך שנמצא במסמך הוא כיוון טוב לבדיקה; הוא לא נותן רשות לחדש, לסיים או לפרש סעיף באופן אוטומטי.

מסמנים את נקודות האישור

כותבים מה הסוכן רשאי להציע ומה דורש אישור. Invoice Organizer יכול לשנות שמות קבצים באופן עקבי ולהפיק גיליון מסווג אחרי שאתם מאשרים. מחליטים מי מאשר את השמות המוצעים, לאיזה יעד מותר לשמור ואיך מתעדים תיקונים. Contract Finder יכול לשמור דוח, אבל האחריות לבדוק תאריכים, התחייבויות, תקופות הודעה מוקדמת ואת הפעולה הסופית נשארת אצל בעל החוזה או היועץ המשפטי.

שומרים על היקף מוגדר. מתעדים את התיקייה, את תאריך הבדיקה, את סוגי המסמכים שנכללו, את הקבצים שהסוכן לא הצליח לפענח ואת הבדיקות שאדם ביצע. פיילוט צריך לחשוף אי-ודאות, ולא להפוך תוצאה חלקית למדד עסקי.

בונים בסיס השוואה משלכם

לפני שמריצים סוכן, מבקשים מהצוות לתאר את התהליך הנוכחי. איך מוצאים קבצים? אילו שדות מעתיקים? איך מטפלים בכפילויות, בסריקות, בתאריכים חסרים או בשמות חריגים? ובחידושים – איך עוקבים אחרי בעלי החוזים והמועדים? משתמשים באותו מדגם ובאותן הגדרות כשמשווים הרצה בעזרת סוכן לתהליך הנוכחי. מודדים רק מה שאפשר לשחזר, כמו משך הבדיקה בפועל או מספר הפריטים שדרשו תיקון, ומציינים את המדגם ואת השיטה. גם תוצאה קטנה שימושית, כל עוד המגבלות שלה ברורות.

שאלות לפיילוט

  • האם השילוב של העוזר ושל מחבר Kiteworks שנבחרו קיבל אישור? Claude הוא משטח ההרצה הנתמך כיום.
  • באילו הרשאות תיקייה ובאיזה היקף מסמכים תשתמש ההרצה?
  • אילו שדות או תאריכים שחולצו דורשים בדיקה של אדם נוסף?
  • מה קורה כשמסמך חסר, לא חד-משמעי או לא מהסוג המיועד?
  • מי מאשר שינויי שמות, שמירת דוחות וכל החלטה בהמשך הדרך?
  • אילו ראיות יצדיקו את המשך הפיילוט?

אפשר לקרוא את המדריכים האלה ולדון בתהליך עבודה בלי Claude ובלי הגדרת MCP. כדי לתאר את המסמכים, את גבול האישור או את בסיס ההשוואה שלכם, אפשר לכתוב אל sales@kiteworks.com או לפתוח בשיחה. אפשר גם לעיין ב-Invoice Organizer, ב-Contract Finder ובתמיכה בעוזרים.