Kiteworks Agent Marketplace
Welke AI-assistent gebruikt u?
Checklist

Zo onderbouwt u een businesscase voor documentautomatisering

Hoe beoordeelt u het ordenen van facturen en het bewaken van contractverlengingen? Een checklist voor invoer, goedkeuringen en een nulmeting die u zelf vastlegt.

  • Documentanalyse
  • Bestanden en opslag

Documentautomatisering is makkelijker te beoordelen als de businesscase begint bij een echte werkvoorraad. Twee agents uit de Marketplace zijn goede vergelijkingspunten: Invoice Organizer voor bonnen en facturen, en Contract Finder voor overeenkomsten en documenten over verlengingen. Een pilot is bedoeld om te leren waar elke agent helpt en waar een mens nog moet beslissen. Begin niet met een verzonnen rendement, nauwkeurigheidspercentage of tijdsbesparing.

Bepaal de invoer

Kies voor een factuurcontrole een map en beschrijf welk materiaal u daarin verwacht: facturen of bonnen, ook foto’s en scans. Volgens de beschrijving in de Marketplace kan de agent leverancier, datum, bedrag en btw-gegevens uitlezen. Bepaal welke velden uw financiële proces echt nodig heeft en hoe een controleur ze naast de oorspronkelijke afbeelding of het brondocument legt.

Leg voor een contractcontrole vast om welke juridische map of inkoopmap het gaat en welke termen voor uw team tellen: contracten, overeenkomsten en documenten over verlengingen. Contract Finder kan die documenten en informatie over verlengingen vinden en een rapport opslaan. Een datum in een document is een nuttige aanwijzing voor de controle, maar geen toestemming om automatisch te verlengen, op te zeggen of een clausule te interpreteren.

Leg de goedkeuringsmomenten vast

Schrijf op wat de agent mag voorstellen en waarvoor goedkeuring nodig is. Invoice Organizer kan bestanden consequent hernoemen en na uw goedkeuring een spreadsheet met categorieën maken. Bepaal wie de voorgestelde namen goedkeurt, welke doelmap is toegestaan en hoe correcties worden vastgelegd. Contract Finder kan een rapport opslaan, maar de contracteigenaar of jurist blijft verantwoordelijk voor het controleren van datums, verplichtingen, opzegtermijnen en de uiteindelijke actie.

Houd de reikwijdte afgebakend. Leg vast welke map u gebruikte, op welke datum de controle plaatsvond, welke soorten documenten erin zaten, welke bestanden de agent niet kon interpreteren en welke controles een mens heeft uitgevoerd. Een pilot moet onzekerheid zichtbaar maken, niet een onvolledig resultaat omzetten in een bedrijfscijfer.

Maak uw eigen nulmeting

Vraag het team om het huidige proces te beschrijven voordat u een agent laat werken. Hoe worden bestanden gevonden? Welke velden worden overgenomen? Hoe gaat het team om met dubbele bestanden, scans, ontbrekende datums of afwijkende namen? Hoe worden bij verlengingen eigenaren en deadlines bijgehouden? Gebruik dezelfde steekproef en definities wanneer u een uitvoering met de agent vergelijkt met het huidige proces. Meet alleen wat u kunt herhalen, zoals de doorlooptijd van de controle of het aantal items dat gecorrigeerd moest worden, en vermeld steekproef en methode. Ook een klein resultaat is nuttig als de grenzen ervan duidelijk zijn.

Vragen voor de pilot

  • Zijn de gekozen assistent en de opzet van de Kiteworks-connector goedgekeurd? Op dit moment worden de agents in Claude ondersteund.
  • Met welke maprechten en welke documenten werkt de uitvoering?
  • Welke uitgelezen velden of datums moet een tweede persoon controleren?
  • Wat gebeurt er als een document ontbreekt, onduidelijk is of niet van het bedoelde type is?
  • Wie keurt het hernoemen, het opslaan van rapporten en eventuele vervolgbeslissingen goed?
  • Welk bewijs maakt het de moeite waard om met de pilot door te gaan?

U kunt deze gidsen lezen en een workflow bespreken zonder dat Claude of MCP is ingesteld. Wilt u uw documenten, goedkeuringsgrens of nulmeting toelichten? Mail naar sales@kiteworks.com of start een gesprek. Bekijk Invoice Organizer, Contract Finder en de ondersteunde assistenten.