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Checkliste

So erstellen Sie einen Business Case für Dokumenten-Workflows

Checkliste: Wie Sie die Organisation von Rechnungen und die Prüfung von Vertragsverlängerungen bewerten – mit klaren Eingaben, Genehmigungen und einer eigenen Ausgangsbasis.

  • Dokumentenanalyse
  • Dateien und Speicher

Dokumentenautomatisierung lässt sich leichter bewerten, wenn der Business Case bei einem echten Arbeitsvorrat ansetzt. Zwei Agenten aus dem Marketplace eignen sich gut als Vergleichspunkte: Invoice Organizer für Belege und Rechnungen und Contract Finder für Verträge und Dokumente rund um Verlängerungen. Ein Pilotprojekt soll zeigen, wo der jeweilige Agent hilft und wo weiterhin ein Mensch entscheiden muss. Beginnen Sie nicht mit einer erfundenen Rendite, Genauigkeitsquote oder Zeitersparnis.

Die Eingaben festlegen

Wählen Sie für die Rechnungsprüfung einen Ordner und beschreiben Sie, welches Material Sie dort erwarten: Rechnungen oder Belege, auch Fotos und Scans. Laut Beschreibung kann der Agent Lieferant, Datum, Betrag und Steuerangaben auslesen. Legen Sie fest, welche Felder Ihr Finanzprozess tatsächlich braucht und wie eine prüfende Person sie mit dem Originalbild oder -dokument abgleicht.

Legen Sie für die Vertragsprüfung den Ordner der Rechts- oder Einkaufsabteilung fest und die Begriffe, auf die es Ihrem Team ankommt: Verträge, Vereinbarungen und Dokumente rund um Verlängerungen. Contract Finder kann diese Dokumente und Angaben zu Verlängerungen finden und einen Bericht speichern. Ein Datum, das in einem Dokument gefunden wird, ist ein nützlicher Hinweis für die Prüfung – aber keine Berechtigung, einen Vertrag automatisch zu verlängern, zu kündigen oder eine Klausel auszulegen.

Die Genehmigungspunkte markieren

Halten Sie fest, was der Agent vorschlagen darf und was eine Genehmigung erfordert. Invoice Organizer kann Dateien einheitlich umbenennen und nach Ihrer Genehmigung eine nach Kategorien geordnete Tabelle erstellen. Legen Sie fest, wer die vorgeschlagenen Namen genehmigt, welcher Zielordner zulässig ist und wie Korrekturen dokumentiert werden. Contract Finder kann einen Bericht speichern; für die Prüfung von Terminen, Pflichten und Kündigungsfristen sowie für die abschließende Maßnahme bleiben die Vertragsverantwortlichen oder die Rechtsberatung zuständig.

Begrenzen Sie den Umfang. Dokumentieren Sie den Ordner, das Prüfdatum, die einbezogenen Dokumentarten, die Dateien, die der Agent nicht auswerten konnte, und die Kontrollen, die eine Person durchgeführt hat. Ein Pilotprojekt soll Unsicherheit sichtbar machen, statt ein unvollständiges Ergebnis in eine Geschäftskennzahl zu verwandeln.

Die eigene Ausgangsbasis schaffen

Bitten Sie das Team, den aktuellen Prozess zu beschreiben, bevor Sie einen Agenten einsetzen. Wie werden Dateien gefunden? Welche Felder werden übertragen? Wie geht das Team mit Duplikaten, Scans, fehlenden Datumsangaben oder ungewöhnlichen Dateinamen um? Wie werden bei Verlängerungen Verantwortliche und Fristen nachgehalten? Verwenden Sie dieselbe Stichprobe und dieselben Definitionen, wenn Sie einen unterstützten Lauf mit dem aktuellen Prozess vergleichen. Messen Sie nur, was Sie reproduzieren können, etwa die Prüfdauer oder die Zahl der Einträge, die korrigiert werden mussten, und nennen Sie Stichprobe und Methode. Auch ein kleines Ergebnis ist nützlich, wenn seine Grenzen klar sind.

Fragen für das Pilotprojekt

  • Ist die gewählte Kombination aus Assistent und Kiteworks-Connector genehmigt? Derzeit wird die Ausführung in Claude unterstützt.
  • Welche Ordnerberechtigungen und welcher Dokumentenumfang gelten für den Lauf?
  • Welche ausgelesenen Felder oder Termine erfordern eine Prüfung durch eine zweite Person?
  • Was passiert, wenn ein Dokument fehlt, mehrdeutig ist oder nicht zur vorgesehenen Art gehört?
  • Wer genehmigt Umbenennungen, das Speichern von Berichten und alle nachgelagerten Entscheidungen?
  • Welche Nachweise machen die Fortsetzung des Pilotprojekts lohnend?

Sie können diese Leitfäden lesen und einen Ablauf besprechen, ganz ohne Einrichtung von Claude oder MCP. Wenn Sie Ihre Dokumente, Genehmigungsgrenzen oder Ausgangsbasis beschreiben möchten, schreiben Sie an sales@kiteworks.com oder beginnen Sie ein Gespräch. Sehen Sie sich Invoice Organizer, Contract Finder und die unterstützten Assistenten an.