Kiteworks Agent Marketplace
どの AI アシスタントを使用していますか?
チェックリスト

文書業務の自動化:ビジネスケースの作り方

請求書の整理と契約更新の確認を、明確な入力、承認のポイント、自社で持つベースラインをもとに評価するためのチェックリストです。

  • ドキュメントインテリジェンス
  • ファイルとストレージ

文書の自動化は、実際に処理している業務の流れからビジネスケースを考え始めると、評価しやすくなります。比較の出発点として役立つのが、Marketplace の 2 つのエージェントです。領収書や請求書には Invoice Organizer、契約書や更新関連の文書には Contract Finder を使います。パイロットの目的は、各エージェントがどこで役立ち、どこでは引き続き人が判断しなければならないかを見極めることです。想定の投資効果、精度、時間削減の数値から始めるのは避けてください。

入力を定義する

請求書の確認では、対象のフォルダーを選び、そこに含まれると想定する資料を明確にします。写真やスキャンを含む請求書や領収書などです。掲載情報によると、このエージェントは取引先、日付、金額、税額の情報を抽出できます。経理プロセスで実際に必要な項目はどれか、確認者が元の画像や文書とどのように照合するかを決めておきます。

契約の確認では、法務部門または調達部門のフォルダーと、チームにとって重要な用語(契約書、合意書、更新関連の文書など)を定義します。Contract Finder は、こうした文書と更新に関する情報を見つけ、レポートを保存できます。文書内で見つかった日付は確認の手掛かりとして有用ですが、更新、解約、条項の解釈を自動で行ってよいという許可ではありません。

承認のポイントを決める

エージェントが提案してよいことと、承認が必要なことを書き出します。Invoice Organizer は、承認を得たうえで、ファイル名を一貫した形式に変更し、分類済みのスプレッドシートを作成できます。提案されたファイル名を誰が承認するか、どの保存先を許可するか、修正をどのように記録するかを決めてください。Contract Finder はレポートを保存できますが、日付、義務、通知期間、最終的な対応を確認する責任は、引き続き契約担当者や法務担当者にあります。

範囲は限定してください。対象フォルダー、確認日、含めた文書の種類、エージェントが解釈できなかったファイル、人が実施した確認を記録します。パイロットでは、不完全な結果をビジネス指標に置き換えるのではなく、不確実な点を見える形にすることが大切です。

自社のベースラインを作る

エージェントを実行する前に、現在のプロセスをチームに説明してもらいます。ファイルはどのように探していますか。どの項目を転記していますか。重複、スキャン画像、日付の欠落、通常と異なるファイル名はどう扱っていますか。更新については、担当者と期限をどのように管理していますか。エージェントを使った場合と現在のプロセスを比べるときは、同じサンプルと定義を使います。確認にかかった時間や修正が必要だった件数など、再現できるものだけを測定し、サンプルと方法を明記してください。限界が明確であれば、小さな結果でも役に立ちます。

パイロットで確認する質問

  • 選定したアシスタントと Kiteworks コネクタの構成は承認済みですか。現在、実行環境として対応しているのは Claude です。
  • 実行時に使うフォルダーの権限と文書の範囲はどうなっていますか。
  • 抽出した項目や日付のうち、2 人目の確認が必要なものはどれですか。
  • 文書が欠けている、内容があいまい、または想定外の種類である場合はどうしますか。
  • ファイル名の変更、レポートの保存、その後の判断は誰が承認しますか。
  • どのような根拠があれば、パイロットを継続する価値があると判断できますか。

これらのガイドは、Claude や MCP の設定なしでお読みいただけます。ワークフローについてのご相談も可能です。文書の内容、承認の範囲、ベースラインについてご相談の際は、sales@kiteworks.com までメールでご連絡いただくか、お問い合わせください。Invoice Organizer、Contract Finder、アシスタントの対応状況もあわせてご覧ください。